En los envíos internacionales, los Incoterms no son solo unas siglas que hay que poner en la factura.
Son uno de los elementos que ayudan a definir las responsabilidades, los costes, las obligaciones y los pasos operativos entre el vendedor y el comprador.
Cuando están bien indicados, ayudan a que la gestión del envío sea más clara. En cambio, cuando son incorrectos, incompletos o poco coherentes con la operación logística real, pueden provocar retrasos, malentendidos, costes adicionales y problemas con la documentación.
La cuestión es precisamente esta: un error en los Incoterms no se queda solo en el papel.
Puede afectar al transporte, a las aduanas, a la factura comercial, a la gestión de riesgos, a las responsabilidades entre las partes y a la entrega final.
Por eso, en los envíos internacionales B2B, hay que comprobar los Incoterms antes de que salga la mercancía, no cuando ya haya surgido el problema.
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¿Por qué son importantes los Incoterms en los envíos internacionales
? Los Incoterms sirven para aclarar algunos aspectos fundamentales de la compraventa internacional.
En concreto, ayudan a definir quién se encarga de cada paso, quién asume ciertos costes y en qué momento se produce el traspaso de responsabilidades específicas entre el vendedor y el comprador.
En la práctica, esto afecta a varios aspectos:
- la organización del transporte;
- gestión de la documentación;
- trámites aduaneros;
- los gastos de envío;
- el seguro;
- responsabilidades operativas;
- comunicaciones entre el remitente, el destinatario y el transportista.
Los Incoterms no sustituyen al contrato comercial ni resuelven todos los aspectos del envío, pero ayudan a evitar ambigüedades importantes.
El problema surge cuando se usan de forma automática, sin comprobar si coinciden con el envío real.
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Error 1: Usar un Incoterm sin entender sus consecuencias operativas
Uno de los errores más comunes es elegir un Incoterm porque «siempre se ha hecho así».
En muchas empresas, se utilizan ciertas condiciones por costumbre, sin valorar si siguen siendo adecuadas para la ruta, la mercancía, el destino o el medio de transporte.
Esto puede dar problemas cuando el envío tiene características diferentes a las habituales.
Porque la costumbre puede provocar retrasos
Una abreviatura que parece correcta puede tener consecuencias operativas muy diferentes.
Puede cambiar quién tiene que organizar el transporte, quién debe asumir ciertos costes, quién debe encargarse de algunos documentos o quién debe gestionar trámites aduaneros específicos.
Si estas responsabilidades no están claras antes de la salida, el envío puede ralentizarse.
En las operaciones internacionales, tener las cosas claras desde el principio reduce el riesgo de comunicaciones posteriores, reclamaciones y retrasos operativos.
Error 2: No hacer coincidir los Incoterms, la factura y los documentos de transporte
Los Incoterms deben coincidir con la factura comercial y con el resto de documentos del envío.
Cuando la factura indica una condición, pero la gestión operativa sigue otra, pueden surgir dudas, peticiones de aclaración y dificultades en los trámites aduaneros.
La documentación debe reflejar el mismo envío.
Si los Incoterms, la factura, el CMR, la lista de embalaje y las instrucciones operativas no están alineados, el proceso puede volverse más complicado.
El problema de la coherencia documental
Una incongruencia en la documentación puede parecer insignificante, pero puede dar lugar a comprobaciones adicionales.
Por ejemplo, si la factura comercial indica una responsabilidad diferente a la gestión real del transporte, puede que los operadores implicados tengan que aclarar quién debe encargarse de ciertos trámites.
Esto puede provocar retrasos, solicitudes de correcciones o que haya que aportar documentación adicional.
Lee también: los errores en la documentación que pueden retrasar un envío internacional
Error 3: Subestimar el impacto de los Incoterms en la aduana
Los Incoterms también pueden influir en la gestión aduanera.
No es porque establezcan por sí solos todos los trámites aduaneros, sino porque influyen en los costes, las responsabilidades, la documentación y las relaciones entre las partes.
Cuando se trata de envíos fuera de la UE, ya sean de exportación o importación, una condición poco clara puede generar dudas sobre quién debe presentar ciertos documentos o encargarse de ciertos trámites.
Las aduanas y las responsabilidades deben estar claras
Cuando un envío requiere trámites aduaneros, no basta con que la mercancía esté lista.
Se necesitan documentos correctos, datos coherentes y responsabilidades bien definidas.
Si no queda claro quién debe encargarse de cada paso, corres el riesgo de perder tiempo en el momento menos oportuno: cuando la mercancía ya está en tránsito o a la espera de ser despachada.
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Error 4: Elegir el Incoterm sin tener en cuenta el tipo de transporte
No todos los Incoterms son adecuados para el mismo tipo de transporte.
Algunas condiciones pueden encajar mejor con ciertas modalidades de transporte, mientras que otras requieren más atención cuando el envío se realiza por tierra, por mar, por aire o de forma multimodal.
Elegir una opción de envío sin tener en cuenta cómo se va a transportar realmente la mercancía puede complicar la gestión del envío.
El modo de transporte es
mu
Un envío internacional puede incluir varias etapas: recogida, transporte interno, centro de distribución, aduana, tramos internacionales y entrega final.
Si el Incoterm no se ajusta al modo de transporte ni a la organización logística real, pueden surgir dudas sobre los riesgos, las responsabilidades y los costes.
Por eso, la decisión no debería tomarse solo desde un punto de vista comercial, sino también operativo.
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Error 5: No comprobar quién se encarga de los costes y las responsabilidades
Los Incoterms influyen en los costes y las responsabilidades.
Uno de los errores más comunes es no dejar claro desde el principio quién paga qué y quién se encarga de ciertas tareas operativas.
Cuando esta distinción no está clara, pueden surgir disputas entre el vendedor, el comprador, el transportista y otras partes implicadas.
El coste no es solo el precio del transporte
. En un envío internacional, los costes pueden incluir el transporte, el seguro, los trámites aduaneros, la manipulación, posibles paradas, la documentación, entregas especiales o servicios adicionales.
Si no queda claro quién debe hacerse cargo de ciertos gastos, el envío puede sufrir retrasos o dar lugar a reclamaciones posteriores.
Tener las cosas claras antes de salir ayuda a evitar problemas durante la gestión operativa.
Error 6: Introducir el Incoterm demasiado tarde
Otro error habitual es abordar el tema de los Incoterms solo a la hora de preparar los documentos.
La verdad es que deberías comprobar el Incoterm antes de organizar el envío.
Si se tiene en cuenta demasiado tarde, puede que resulte que algunas responsabilidades no estén claras, que la documentación no esté completa o que la forma de transporte prevista no se ajuste a las condiciones indicadas.
Hay que comprobar los Incoterms antes de la salida
. En la logística internacional, se pueden evitar muchos problemas si se comprueban de antemano.
Comprobar el Incoterm antes de la salida te permite coordinar la factura, los documentos de transporte, las instrucciones operativas, los trámites aduaneros y las comunicaciones entre las partes.
Esto reduce el riesgo de atascos, retrasos y aclaraciones de última hora.
Error 7: No involucrar a quienes se encargan de la gestión operativa del envío
La elección de los Incoterms suele hacerse en el ámbito comercial, pero también tiene repercusiones en la logística.
Por eso es bueno contar con la participación de quienes se encargarán de la gestión práctica del envío, sobre todo cuando se trata de un envío internacional, la mercancía es complicada o el destino requiere trámites aduaneros.
Un agente de transporte puede ayudarte a comprobar si las condiciones indicadas coinciden con el envío real.
La coordinación operativa evita problemas posteriores
Una coordinación inicial entre la empresa, el transportista y las partes implicadas permite aclarar responsabilidades, documentación, plazos y pasos críticos.
Esto no significa sustituir los acuerdos comerciales entre el vendedor y el comprador, sino comprobar que la gestión logística se ajuste a lo indicado en los documentos.
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Cómo evitar errores con los Incoterms
Para reducir el riesgo de errores, es recomendable incluir los Incoterms entre los controles previos del envío.
Antes de salir, la empresa debería comprobar lo siguiente:
- Incoterm indicado en la factura;
- que se ajuste a los acuerdos comerciales;
- que se ajuste al modo de transporte;
- responsabilidades operativas;
- costes a cargo de las partes;
- documentos necesarios;
- posibles trámites aduaneros;
- que los datos coincidan entre la factura, el CMR y la lista de embalaje.
La verificación no debe verse como un trámite burocrático.
Es parte de la planificación logística.
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Incoterms y coordinación logística
Los Incoterms funcionan mejor cuando se integran en una gestión logística bien organizada.
Un envío internacional requiere coordinación entre la documentación, el transporte, la aduana, los plazos y las comunicaciones operativas.
Si los Incoterms están claros pero el resto de la documentación no es coherente, el riesgo sigue ahí. Del mismo modo, si el envío está bien organizado pero las condiciones comerciales no están alineadas, pueden surgir malentendidos.
La calidad del envío se basa en la coordinación entre los aspectos comerciales, documentales y operativos.
El apoyo de INSPED en la gestión de envíos internacionales
INSPED ayuda a empresas y operadores en la gestión de envíos internacionales, trámites aduaneros, documentación de exportación/importación y transportes B2B.
En el caso de los Incoterms, la función operativa consiste en ayudar a la empresa a comprobar que las condiciones indicadas se ajusten al envío que hay que organizar, a la documentación disponible y al destino previsto.
El objetivo es reducir los errores, los retrasos y los problemas operativos antes de que salga la mercancía.
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Preguntas frecuentes sobre los errores en los Incoterms
¿Qué son los Incoterms?
Los Incoterms son normas que se usan en las transacciones comerciales internacionales para definir ciertas obligaciones, costes y responsabilidades entre el vendedor y el comprador.
¿Por qué un error en los Incoterms puede provocar retrasos?
Porque puede generar dudas sobre quién debe encargarse de los documentos, los costes, los trámites aduaneros o los pasos operativos del envío.
¿Los Incoterms afectan a los trámites aduaneros?
Sí, pueden afectar a la gestión aduanera porque influyen en la documentación, los costes y las responsabilidades entre las partes.
¿Dónde hay que indicar los Incoterms?
Normalmente, los Incoterms se indican en la documentación comercial, como la factura, y deben ser coherentes con los acuerdos y la gestión operativa del envío.
¿Quién decide qué Incoterm se va a usar?
Esta decisión se basa en los acuerdos comerciales entre el vendedor y el comprador, pero también habría que revisarla desde el punto de vista logístico y documental.
¿Cuándo conviene comprobar los Incoterms?
Antes de que salga la mercancía, junto con el resto de documentos del envío: factura comercial, CMR, lista de embalaje y documentos aduaneros.
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Los Incoterms no son solo unas siglas que hay que poner a última hora.
Son uno de los elementos que ayudan a que un envío internacional sea más claro y esté mejor coordinado.
El equipo de INSPED ayuda a empresas y operadores a gestionar envíos internacionales, trámites aduaneros y documentación de exportación e importación, contribuyendo a reducir errores, retrasos y problemas operativos.