Cuando una mercancía se queda retenida en la aduana, el problema no es solo el retraso en la entrega. Para una empresa, un envío retenido puede suponer una ralentización de la producción, clientes a la espera, costes adicionales, documentos que hay que corregir y comunicaciones urgentes que gestionar con proveedores, destinatarios, transportistas y operadores logísticos. En la mayoría de los casos, que una mercancía se quede retenida en la aduana no se debe a un único error evidente. A menudo se debe a una combinación de factores: documentación incompleta, datos incoherentes, controles solicitados, códigos aduaneros erróneos, valores que hay que verificar o información que falta. Lo primero que tienes que hacer es evitar las respuestas improvisadas. Cuando un envío internacional se queda atascado, hay que averiguar rápidamente por qué se ha atascado, qué documentos están implicados y qué paso operativo hay que resolver. Descubre los servicios aduaneros de INSPED

¿Por qué puede quedarse retenida una mercancía en la aduana?

Un envío puede quedarse retenido en la aduana por muchas razones. No siempre significa que se haya cometido un error grave. En algunos casos se trata de un control rutinario. En otros, en cambio, el bloqueo se debe a documentos incompletos, datos incoherentes o información que hay que aclarar. Las causas más frecuentes son:

• documentación que falta o está incompleta;
• factura comercial incorrecta;
• código aduanero incorrecto;
• valor de la mercancía que hay que comprobar;
• la descripción del producto es demasiado genérica;
• Incoterms poco claros;
• controles específicos según el tipo de producto;
• discrepancias entre el CMR, la factura y la lista de embalaje.

La aduana tiene que poder identificar correctamente la mercancía, el valor, el origen, el destino y las responsabilidades operativas. Cuando alguno de estos datos no está claro, el envío puede ser sometido a controles adicionales. Lee también: los errores en la documentación que pueden retrasar un envío internacional      

Lo primero que hay que hacer: averiguar por qué se ha bloqueado

Cuando una mercancía queda retenida en la aduana, lo primero que hay que hacer no es «enviar otro documento» sin más. Lo primero es entender exactamente qué información falta o qué dato hay que aclarar. Hay que comprobar si el bloqueo afecta a:

• una comprobación de la documentación;
• una solicitud de integración;
• un problema de clasificación aduanera;
• una comprobación del valor declarado;
• una cuestión relacionada con el origen de la mercancía;
• una revisión física;
• una discrepancia entre los documentos.

Cada caso requiere una respuesta diferente. Enviar documentos que no se hayan solicitado o información que no esté coordinada puede complicar aún más la tramitación del expediente.

¿Por qué hace falta una revisión bien organizada?

Una comprobación bien organizada te ayuda a reducir los tiempos de inactividad y las comunicaciones innecesarias. En un envío internacional suelen intervenir varias partes: la empresa remitente, el destinatario, el transportista, el agente de transporte, la aduana y los operadores logísticos. Si cada uno envía información parcial o descoordinada, se corre el riesgo de alargar los plazos en lugar de acortarlos. Por eso es importante designar a una persona de contacto y reunir toda la documentación antes de seguir adelante con cualquier ampliación.

Documentos que hay que revisar ya mismo

Cuando un envío se queda retenido en la aduana, lo primero que hay que comprobar casi siempre son los documentos. Los documentos más importantes que hay que revisar son:

• CMR o documento de transporte;
• factura comercial;
• lista de equipaje;
• documentos de exportación/importación;
• cualquier certificación;
• autorizaciones específicas;
• códigos aduaneros;
• Incoterms;
• Datos de envío.

El objetivo no es solo comprobar que los documentos existan, sino que sean coherentes entre sí. Puede que haya una factura comercial, pero que esté incompleta. Puede que se haya adjuntado una lista de embalaje, pero que no coincida con el CMR. Puede que se haya indicado un código aduanero, pero que no sea el correcto para la mercancía.

El problema de la coherencia documental

Muchos bloqueos aduaneros se deben a datos incoherentes. Por ejemplo, el número de bultos puede variar entre el CMR y la lista de embalaje. Es posible que el peso no coincida. La descripción de la mercancía puede ser demasiado genérica. El valor declarado puede requerir comprobaciones adicionales. La documentación debe describir el mismo envío de forma clara, completa y legible. Lee también: cómo funciona realmente un envío internacional B2B

Factura comercial: uno de los documentos más importantes

La factura comercial es uno de los documentos más importantes en los envíos internacionales. No solo sirve para indicar una cantidad. Sirve para identificar la mercancía, el valor declarado, el vendedor, el comprador, las condiciones comerciales y los datos necesarios para los trámites aduaneros. Una factura incompleta puede dar lugar a peticiones de aclaración y ralentizar todo el proceso de envío.

Qué hay que comprobar en la factura

Antes de enviar aportaciones o correcciones, conviene comprobar lo siguiente:

• datos completos del remitente y del destinatario;
• una descripción clara de la mercancía;
• valor declarado;
• moneda;
• cantidad;
• número de bultos;
• peso;
• país de origen;
• Incoterms;
• datos del envío.

Una descripción demasiado genérica puede ser un problema, sobre todo en el caso de mercancías técnicas, industriales o sujetas a controles específicos. Escribir «material diverso», «componentes» o «accesorios» puede que no sea suficiente para una valoración aduanera correcta. Más información sobre los envíos internacionales para empresas

Códigos aduaneros incorrectos o que hay que comprobar

Otro motivo habitual por el que se producen retenciones tiene que ver con la clasificación aduanera de la mercancía. El código aduanero sirve para identificar el producto según criterios específicos. De esta clasificación pueden depender los aranceles, los controles, la documentación necesaria y los trámites que hay que seguir. Cuando el código no es correcto o no coincide con la descripción de la mercancía, la aduana puede pedir que se hagan comprobaciones adicionales.

Porque el código aduanero no es un detalle

El código aduanero no es una simple formalidad administrativa. Es uno de los elementos que permite determinar cómo tratar la mercancía desde el punto de vista aduanero. Una clasificación incorrecta puede retrasar el envío, dar lugar a peticiones de aclaración o requerir correcciones en la documentación. Por eso es mejor comprobar el código antes de salir, sobre todo si se trata de mercancías industriales, productos técnicos, componentes, maquinaria o envíos a países fuera de la UE.

Mercancía retenida por falta de documentación

En algunos casos, el envío se detiene porque falta un documento necesario. Puede tratarse de un certificado, una declaración, una autorización o un documento de exportación/importación necesario para esa mercancía o destino concretos. El problema de los documentos que faltan es que, a menudo, se descubre cuando el envío ya está en marcha. Esto supone un retraso inevitable, porque el proceso no puede seguir adelante hasta que la documentación esté completa y correcta.

Cómo reducir el riesgo antes de salir de viaje

La mejor forma de evitar este problema es hacer una comprobación de la documentación antes de la recogida. La verificación previa debe tener en cuenta no solo los documentos estándar, sino también cualquier requisito específico relacionado con:

• país de destino;
• tipo de mercancía;
• valor declarado;
• origen del producto;
• cualquier normativa específica;
• si hay controles o certificaciones obligatorias.

En la logística internacional, prevenir casi siempre es más rápido que corregir. Lee también: guía práctica para conductores y transportistas        

¿Cuánto tiempo puede durar un bloqueo aduanero?

No hay una duración estándar para un bloqueo aduanero. Los plazos dependen del motivo del bloqueo, del tipo de control, de si la documentación está completa y de lo rápido que se facilite la información que se pide. Una comprobación documental puede resolverse rápidamente si los datos están claros y se dispone de los documentos complementarios. En cambio, un bloqueo más complejo puede llevar más tiempo.

¿De qué dependen los plazos?

Los plazos pueden depender de:

• tipo de mercancía;
• país de origen o de destino;
• que la documentación esté completa;
• la necesidad de controles físicos;
• solicitudes de aclaración;
• correcciones en los documentos;
• respuesta de los implicados.

Cuando la documentación está bien organizada y la coordinación es ágil, la gestión del problema también resulta más eficiente.

Qué no debes hacer cuando la mercancía está retenida en la aduana

Cuando un envío se queda atascado, las prisas pueden provocar errores. Una de las cosas que hay que evitar es enviar documentos sin verificar o información contradictoria. Es importante no multiplicar las comunicaciones sin una dirección operativa clara.

Los errores más comunes al bloquear

Entre los errores más comunes están:

• enviar documentos incompletos;
• modificar datos sin coordinarlo;
• ofrecer diferentes versiones de la misma información;
• no comprobar que la factura, el CMR y la lista de embalaje coincidan;
• subestimar la declaración de aduana;
• No recurras enseguida a un experto.

Una gestión desorganizada puede alargar los plazos. En cambio, una gestión coordinada te permite entender el problema, recopilar la información correcta y responder de forma más eficaz.

Cuándo necesitas la ayuda de un transportista

Cuando la mercancía se queda retenida en la aduana, contar con la ayuda de un transportista internacional puede marcar la diferencia. No es que pueda eliminar todos los controles, sino que puede ayudar a entender bien el problema, coordinar los documentos, hablar con las personas implicadas y reducir los errores operativos. Un agente de transporte con experiencia conoce cómo funcionan los envíos internacionales y sabe qué aspectos hay que comprobar enseguida.

El papel operativo del transportista

El papel del transportista no se limita a organizar el transporte. En caso de retenciones aduaneras, puede ayudar a la empresa a revisar la documentación, gestionar las comunicaciones y localizar la información que se solicita. INSPED ayuda a las empresas y a los operadores a gestionar los envíos internacionales, los trámites aduaneros y la documentación de exportación e importación, con el objetivo de reducir los retrasos, los errores y los problemas operativos. Ponte en contacto con INSPED si necesitas ayuda con los envíos y los trámites aduaneros

Cómo evitar retenciones en la aduana en tus próximos envíos

Una mercancía retenida en la aduana también puede ser una oportunidad para mejorar los procesos internos. Una vez resuelto el problema, conviene analizar qué lo ha causado y qué controles se pueden poner en marcha antes del próximo envío. La prevención se basa en unos pocos elementos fundamentales:

• documentación completa;
• datos coherentes;
• códigos aduaneros correctos;
• Incoterms claros;
• datos de envío actualizados;
• comprobación previa del destino;
• comunicaciones coordinadas.

En los envíos internacionales, muchos retrasos se pueden evitar incluso antes de que salga la mercancía. Descubre cuáles son los errores documentales más comunes en los envíos internacionales

Preguntas frecuentes sobre la mercancía retenida en la aduana

¿Por qué se retiene una mercancía en la aduana?

Una mercancía puede quedar retenida por falta de documentación, datos incoherentes, facturas incompletas, códigos aduaneros erróneos, controles específicos o solicitudes de aclaración por parte de la aduana.

¿Qué hacer si el envío está retenido en la aduana?

Lo primero que tienes que hacer es averiguar por qué se ha retenido el envío, reunir toda la documentación del mismo y comprobar qué datos o información adicional se pide.

¿Cuánto tiempo dura un bloqueo aduanero?

La duración depende del motivo del bloqueo, del tipo de control y de la rapidez con la que se faciliten los documentos o las aclaraciones solicitadas.

¿Se puede retener la mercancía aunque se presenten los documentos?

Sí. Los documentos pueden estar ahí, pero pueden estar incompletos, desactualizados o no coincidir entre sí. Incluso una pequeña incongruencia puede dar lugar a comprobaciones adicionales.

¿Quién puede ayudarte a desbloquear un envío en la aduana?

Un agente de transporte internacional puede ayudar a la empresa con la comprobación de la documentación, la coordinación operativa y la gestión de las comunicaciones relacionadas con los trámites aduaneros.

¿Cómo evitar los retenimientos en aduana en los próximos envíos?

Es bueno que, antes de salir, compruebes la factura, el CMR, la lista de embalaje, los códigos aduaneros, los Incoterms, el origen de la mercancía y los requisitos específicos del país de destino.